キャンドルサービス班会議を行いました。

本日午前11時から、事務局スタッフとキャンドルサービス班を担っていただいている八重山青年会議所の兼盛理事長はじめ役員の皆さんと、来る12月9日夕方から実施する「前夜祭」のメインイベントであるキャンドルサービスの打ち合わせを行いました。

事務局が作成した進行表に基づき、実際の動きをイメージしながらどうやったらキャンドルの灯を綺麗に見ていただけるかをみんなで考えました。

台に器を置きその中にロウソクを入れます。台を傾けなければいけないので、ロウソクと器をどう置くかで悩みました。

本番では、大使閣下にもキャンドルサービスに参加していただく予定です。

暮れゆく新栄公園の鐘楼のライトアップとキャンドルで灯し、大使閣下が石垣市民が共に世界平和を祈る、そのためのキャンドルサービスです。

キャンドルサービス班の副班長である兼盛JC理事長、桃原建材の桃原さん、みやぎ米屋の宮城さん、ご協力ありがとうございました。

4,800本の花苗が市民ボランティアに託されました!

今日は、おもてなし部美化班の活動日でした。


12月のイベント開催時に東京から各国の大使閣下をはじめとする来賓がご来島します。

招待を受けて来島する予定の国やその他の機関も20近くとなり、総勢30名余の方々が石垣島を訪れます。


実行委員会おもてなし部美化班の任務は、大使ご一行が石垣島に到着され、空港からホテル、ホテルから会場など移動される際に、石垣島らしい趣向で歓迎の意を表すために、4,800本の花の苗を1,200個のプランターに植え、道路や交差点、そして会場となる新栄公園に設置することにしました。


本日、これら4,800本の花の苗を、ボランティアでお手伝いしていただく市民のみなさまへ配布致しました。


石垣市民憲章推進協議会の会長であり、メイクマンの社長でもある浦内克雄会長をはじめメイクマンのスタッフのみなさん、石垣市の建設部各課、環境課、そして事務局の平和協働推進課の職員がサポートする中、30名近い市民ボランテイアの皆さんへ花の苗、プランタ、用土、化成肥料、そしてカタツムリの駆除剤が配布されました。

これら花の苗は12月9日・10日の本番までの間、ボランティアの花愛好家の皆さんの手で大切に育てられ、イベント当日には、沿道や会場を飾り、大使閣下ご一行や多くの市民の目を楽しませることでしょう。


本イベントの開催を通じて、市民が協働でまちづくりに参加する、そんなとても貴重な1日でした。


皆さんも、一ヶ月後に色とりどりに咲く6種類の花を楽しみにしていてください!

おもてなし班会議(3回)を開催しました。

本日、午前10時から南の美ら花ホテルミヤヒラ内にあるレストランにて班会議を行いました。

大松班長(観光交流協会長)と私たち事務局と、ホテル側から親盛社長をはじめ料飲のご担当者との事務調整や意見交換などを行いました。

議題は、前回に引き続き12月10日(月)に予定されている交流昼食会の実施運営に関することです。屋外昼食会場設営という予定であり、ホテル関係者のご協力が不可欠なため様々なご意見やご助言をもらいながら進めているところです。

次回は、石垣島まつり明けの週に予定しています。

本日、第1回美化班会議でした。

今日は日中のお仕事が大変お忙しい中、美化班(美化・緑化・清掃班)の浦内班長や安里副班長をはじめ、外部団体の委員や役所内の課長の皆さんにも参加いただきミーティングを開催しました。

前にもお伝えした通り、この班のミッションは、市内の要所や会場を草花で装飾し、大使閣下をお迎えするための手配をすることです。

今日のミーティングは、班員同士の顔合わせと今後の全体的な会議の開催スケジュールなどの確認、それとこの班が担当しなければならない業務の確認をしていただきました。

浦内会長には、自ら資料作りと議事進行をしていただき、大変ありがたかったです。

また、会議中も活発な意見交換ができ、次のミーティングに向けた課題の整理もできました。

事務局としての宿題もたくさんいただきましたので、来週の第2回会議に向けて作業をして行きたいと思います。

 

おもてなし班会議開催しました。

今日は、大変お忙しい中、おもてなし班の大松班長と前里副班長に役所にお越しいただき、おもてなし班会議を開催いたしました。

おもてなし班は、12月9日の歓迎夕食会と10日の交流昼食会を担当します。

海外のお客様が中心となる今回の宴席、様々な点に配慮が必要になります。

特に、屋外にイス・テーブルをセッティングして実施しようとしている「交流昼食会」は、気を遣います。

食事会場の設営、ゲストの座席、食事の提供方法、食事メニュー、配膳サービスやドリンクサービス、その他の演出、余興の実施など、大使閣下をはじめとする来賓の皆様に失礼がないよう、しかも楽しんで過ごしていただけるように入念にプランニングしなければなりません。

今日の班長、副班長とのミーティングを踏まえ、近々にホテル関係者とのミーティングを行う予定です。

セレモニー班・会場設営班会議開催しました。

ピースベルアイランド・イシガキ2018の新栄公園での会場設営と全体のプログラム進行などセレモニーの実施に関し痛く事業者の担当者と打ち合わせを行いました。

世界平和の鐘鐘楼がある新栄公園が、今回の記念行事のメイン会場となります。

屋外会場ですので、当然天気にも左右されます。

また、屋外での食事会の計画もあるので、色々と気を遣います。

大使閣下をはじめとするご招待客と一般客との配置案の検討、食事会の場所設営、などなど、決めなければならないことがごまんとあります。

事務局だけでなく、知識と経験豊富な事業者の助けが絶対に必要です。

当面は、会場レイアウト作りに向けた作業です。

頑張ります!

美化班会議の事前ミーティングを行いました。

ピースベルアイランド・イシガキ2018の開催時には、東京の在外公館から大使閣下をご招待する予定です。

大使ご来島の際のおもてなしとして、空港〜市内、会場など、お立ち寄り先についてはできる限り美化、緑化、清掃を行い、石垣市の魅力をアピールいたしたいと考えています。

今日は、おもてなし部の美化・緑化・清掃班(省略して「美化班」)の会合に向けて、私たち事務局と市役所内で業務を分担していただく部課長と事前のミーティングをいたしました。

南国の草花を咲かせて大使閣下ご一行をお迎えしたいという市民の熱い気持ちをお伝えすることができるよう、課題満載ですが、班員の皆様方と一緒に頑張って行きたいと思います。

国際色豊かな行事開催に向け専門家集団と協働します。

去る8月30日(木曜日)に、この度のピースベルアイランド・イシガキ2018実施に伴って必要となる専門的なノウハウに関する相談と、今後の実務的な協働体制構築のための、ごく簡単な打ち合わせ、というか顔合わせをすることができました。

今回の事業は、各国大使を招待するなど国際色豊かなことに加えて、外交上のプロトコル(定められた手順やルールのようなもの)に沿って実施されなければならないと、強く認識しています。

石垣市でも、国際的な学術会議などが時折開催されているのは知っていますが、地元の地方公共団体である石垣市が構成メンバーであり、事務局の任を負った形での国際的な行事開催はほとんど前例がありません。

加えて、在外公館である大使館から大使閣下をはじめとする、各界の要人をご招待して実施する行事ですので、念には念を入れ、万全の体制で臨まなければなりません。

市民団体や市民一人ひとりと手作りで大使ご一行をお迎えし、おもてなしするという基本的な方針に沿って展開してまいりたいと考えていますが、要所要所では専門家のノウハウをお借りし、抜かりなく実施をしたいと思います。

そういう意味でも、今回の顔合わせは、今後のパートナーシップ構築にとって欠かせないとても重要な時間でした。正式なパートナーシップを締結後に、さらに詳しくレポートしていければと思います。

 
専門家とのパートナーシップによる事業実施.jpeg

キャンドルサービス班会議開催しました。

運営組織にある式典部の中にある慰霊祭班(キャンドルサービス)の班会議に事務局として参加しました。

この班は、来る記念行事では、12月9日(日)に予定している前夜祭のメインイベントであるキャンドルサービスの担当をしていただくことになります。今日は、キャンドルサービスに使用するキャンドルの制作について、新城班長が試作品を持参していただき、予算面や仕上がりなどについて意見交換をすることができました。

購入したりしなければならない必要なものや、制作までのスケジュールなどが、大まかですが頭に入り、とても有意義なミーティングになりました。今日の話し合いを踏まえて次回へつなげたいと思います。

お忙しい中ご参加くださいました新城班長、兼盛副班長、ありがとうございました。

 
新城班長(左)と兼盛副班長

新城班長(左)と兼盛副班長

 

会場・設営班会議開催しました。

本日は、前夜祭(12月9日)、メインプログラム(12月10日)の両日における会場(新栄公園)のレイアウト案について事業者の担当者とミーティングを行いました。

会場レイアウトは、次回の役員会や実行委員会における主要なテーマになります。

諸外国の大使閣下をお招きしての屋外での催しになりますので、会場設営については微細に渡り入念なプランニングが大事になりますが、今日のミーティングでは、大まかな人の動線、収容予定人数、参加者の属性に応じたエリアマネージメントその他の話をすることができました。

新栄公園のどの部分を、どの程度割いて、どういうふうなゾーン分けを行うかについて、おぼろげながら基本コンセプトが理解できたので、有意義な時間となりました。

今日のような直のミーティングや、SNSを使った意見交換などを重ねながら、次回に向け頑張りたいと思います。